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淺析展會中心的物業管理
瀏覽: 發布日期:2017-04-21

“會展中心”是不同於物業管理行業傳統意義的新業態,不能用已經形成的住宅或寫字樓的管理模式和標準來簡單套用,也不能按普通的商業項目進行操作。根據“中國國際科技會展中心” (位於北京市北三環,總體建築麵積12.8萬平米,2001年開業)多年的運行管理經驗,我認為此類項目要注意以下問題:

    一、物業管理公司與展會招商部門的配合

    所有的經營活動都有策劃方案,展覽也不例外。在不同的地區,分不同的時期,按不同的主題,分別舉辦不同的展覽和會議。以北京為例: 3-4月一般以春季訂貨會和人才招聘會為主,5-6月和9-11是全年最好的季節,也是全年展會最密集的時期。有經驗的公司會將很多重要的、高級別的會議和大規模、高檔次的展覽安排在此期間,而知名的會展中心開展定單更是接應不暇,展館的設備設施和人員均超負荷運行,6-8月由於氣溫較高,不宜舉辦大型展會,小型的推介會、產品發布會、各類研討會是本時段的主要業務,12-2月是中國傳統的節日,是展會的淡季,主要是組織一些如“民俗、婚慶”的主題展會。

    物業管理公司應根據以上展會的時段特點,安排好相應的各項工作,以免在展會期間發生問題。 “中國國際科技會展中心”曾在13個月的時間裏接待了64個各種類型和規模的展會,由於我們與展會招商部緊密配合,所有展會均圓滿完成,沒有發生一起人員和設備事故。

    二、物業管理公司與搭建公司的合作

    現在的展會規模越來越大,裝修檔次也越來越高,為了更加突出參展單位特有的企業文化,需要對展區進行風格迥異的設計、布置和搭建裝修。因此,如何做到既滿足參展單位的設計要求;而搭建公司能夠順利施工;同時還要妥善保護展館原有設施,是物業管理公司在開展準備期的重要工作。主要有以下幾個方麵:

    1、展區設計的建議

    由於展區的布置與一般的家裝或工裝有很大區別,物業管理公司不能按照住宅或寫字樓二次裝修的管理方式來進行展區的設計審批和監管。通常的做法是將現有的設備清單、強/弱電位置詳圖、照明分布圖、結構荷載標準以及現場平麵圖提供給參展單位,並簽定約束雙方的相關協議,由參展單位在允許範圍內自行設計和施工。

    2、布展設備的搬運

    多數情況下,參展單位的參展設備都是半成品,由搬運公司送到現場組裝。由於現在參展單位對自己展台的要求越來越高,因此,展台設備也就越來越複雜。對於搬運的管理首先是道路荷載的計算,以免對園區的路麵和地下設施造成損壞;其次是規劃好大型車輛的進出時間和路線,避免造成園區擁堵或出現刮蹭事故;第三是正確引導設備進入展廳,對展品或展台的高度、寬度和重量要加以限製,防止參展設備給展廳和原有設備造成損壞。

    3、布展期間的監管

    雖然展台布置是由參展單位和搭建公司自行施工,但物業管理公司在布展期間要加強對施工工藝和過程的監管。監管內容主要包括:展台麵積、展台高度、參展設備負荷、輔助燈光功率、與原有設備接駁的工藝、地麵保護、消防措施、施工人員管理以及特殊裝置的安全性和可靠性。(如噴泉的防水、化工原料的異味、上人高台的牢固等等)

    4、布展期間的安全管理

    參展單位的展台設備、展品和搭建用具進入展廳,物業管理公司就有為其保管的責任和義務。在布展期間,物業管理公司應關閉展廳的輔助出入口和相關通道,隻留1-2個工作人員出入口,出入口由物業管理公司的保安和參展單位的指定人員24小時把守(布展時間緊張,一般都是24小時施工)。施工人員佩帶由物業管理公司配發的統一證件,無關人員禁止入內,現場由物業管理公司人員24小時巡視檢查,糾正違規現象和違章操作,杜絕消防、安全和設備的事故隱患。

    三、物業管理公司在展會期間的管理

    開展期間的物業管理是對展會最重要的保障和支持,展會最終能否獲得成功的重要條件之一是能否順利舉辦。這裏不僅有展會的主題、內容、參展單位、現場組織等多種因素,還有大量的由物業管理公司承擔和完成的工作,具體內容有:

    1、設備的運行保障

    設備的正常運行是物業管理公司服務的基本要求,簡單講就是保證供電、供水、中央空調、電梯、衛生間的正常使用。

    2、人流和車流的疏導管理

    在開展期間,不可能做到人車分流,因此,如何保證人車混行時的安全是交通疏導的工作重點。那麽,如何疏導和分散人流和車流呢?

    根據多年的運作經驗,筆者認為要做好疏導和分流,還是要和展會的主題結合。如:人才招聘會人多但相對車少;展銷會、房展會人多車也多;產品推介會人車來去的時間段相對集中;業務洽談會人數少車輛多……據此,可以采取用繩網引導人流方向;設立單向入口和出口;在人車集中時間段增加保安和疏導人員等等措施,最大限度地保證人員和車輛的安全。(在政策允許範圍內,調整停車收費標準和方式也可達到控製車流數量的作用)

    3、展廳的安全的管理

    除非有特殊約定,在一般情況下,開展期間的展品和展台設施由參展單位自己負責,每天閉展後的安全管理由物業管理公司負責。現在大多采用共同檢查、相互認可後的真空式管理方法。即在每天閉展後,由物業管理公司、主辦方和參展單位一起清場,確認沒有剩餘人員和消防、設備隱患後由物業管理公司封閉展廳,直至第二天開展前30分鍾,由以上三方共同開啟展廳。如沒有特殊要求,一般不在展廳內設值班人員,以免發生意外。

    4、配套設施和相關服務

    根據展會的主題、內容和級別,物業管理公司應提供和準備相應的設施和服務,供參展人員和看展顧客使用。如:存包處、問訊處、簽到處、失物招領、休息座椅、領位引導、VIP休息區、紙杯飲料、包裝飲料、熱飲、中西快餐、自助餐會……等等,即提高了物業的服務檔次和水平,還能夠多種經營,為公司創收。

    5、撤展過程中的管理

    一個展會結束後,搭建公司會根據參展單位的要求拆除展台,運走設備和參展物品,恢複展廳的原有狀態。由於此時心情放鬆並多少有些浮躁,最容易發生事故,因此物業管理公司在此期間的管理不能放鬆。筆者的經驗是:在有看展顧客的情況下不能進行拆除工作;拆除的物品不論是否完好均應帶離展廳;恢複原有設備狀態;運送設備的車輛按指定路線行駛。隻有在撤場時認真管理才能避免混亂和設施損壞。

    四、物業管理公司在無展期間的維護

    每一次大的展會活動結束後,物業管理公司都應該對展廳設施和機電係統做全麵養護,以便迎接下一個展會的舉辦。這其中的主要工作有:

    1、機電係統維護

    為保證展會期間機電設備的正常運行,無展時的保養極為重要,特別是供電設備和網絡。對現在的展廳而言,保證展廳大容量供電的正常和網絡暢通是能否舉辦展會的關鍵。而由於展會的舉辦期多集中在春秋季節,隨時要求空調供應(主要是供冷),因此展廳沒有固定的換季保養期,中央空調係統的保養工作應隨著展會結束同時進行。

    2、現場的清理

    不管物業管理公司怎樣監管,參展單位撤場後展廳現場仍需進一步清理。應由專業公司,使用專業工具,配備專業藥劑對展廳現場進行全麵保潔,並對所有相關設施進行清理,特別是衛生間和消防通道,不能形成衛生死角。

    3、外圍園區的設施修繕

    在展會間歇期,物業管理公司應對外圍園區內受損的道路、地磚、石材、綠植、照明、圍欄、廣告牌、燈箱等設施進行修複、養護和完善,以便展會招商工作的開展。

    五、展會期間的應急預案

    世界上沒有絕對的事物。同樣,任何公司的員工或任何廠家的產品都不能保證不出現意外。在最大限度地降低和防止意外事件發生的同時,做好突發意外事故的應急預案,使意外事故的影響和損失減到最小,是物業管理公司管理水平和員工素質的最好體現。

    每個物業管理公司都有自己的應急預案,但對於展會而言,在其他應急預案齊備的基礎上,還應該有以下預案:

    1、禮品發放控製預案

    很多參展單位為了提高企業宣傳效果,都為看展顧客準備了精美的禮品,且隨著廠商的競爭禮品也越來越貴重而數量有限。經常出現本來秩序井然的展會,因一個展位發放禮品而引起全場混亂,先是群情亢奮,即而一擁齊上,造成展商物品丟失損壞和人員受傷。因此,物業管理公司應與參展單位協商可行方案,以便在此情況下控製局麵。

    2、高級別領導安全預案

    如果舉辦高級別的展會,可能要有中央首長出席到場,這時需要有完整的安全預案。筆者曾直接參與過江澤民、溫家寶、賈慶林等國家領導人的接待工作,深刻體會了這種接待工作的要求之高,難度之大。因此,建立一套接待高級別領導的安全預案很有必要。